Skip to content

Ada 5 hal teknis webinar yang perlu dipertimbangkan

Webinar lagi! rasanya selama pandemi hampir setiap hari ada pengumuman mengenai webinar. Dari hal yang sepele seperti temu kangen alumni TK hingga hal-hal yang super serius. Memang pandemi covid-19 telah mengubah cara hidup dan juga cara berinteraksi satu sama lain. Tidak terkecuali di kala kita melakukan online meeting dan juga belajar daring bagi anak sekolahan. Seminar internasional juga mulai beralih ke platform digital. Bahkan sering kita temui konferensi virtual yang juga disiarkan secara streaming di Youtube.com. Benar-benar dunia telah berubah.

Dari pengalaman 3 hari mengawal konferensi internasional yang ‘benar-benar internasional’, saya merangkum ada 5 hal teknis yang perlu diperhatikan. Saya mangatakan benar-benar internasional karena memang peserta berasal dari 6 negara (Indonesia, Malaysia, Iraq, India, Brunai Darusalam, dan Jepang) dimana mereka berada di rumah mereka masing-masing. Saya rasa cukup beralasan sebagai alat ukur bagaimana infrastruktur internet bekerja dari point-to-point internasional yang diikuti oleh banyak peserta, sekitar 87 username online. Sedikit berbeda kalau pesertanya hanya berasal dari 1 negara atau mungkin 1 kota, dimana ping-to-ping jaringan internet tidak akan sekomplek internasional. Dari pengalaman itu, saya merangkumnya menjadi 5 hal teknis yang perlu dipertimbangkan.

1. Smartphone lebih direkomendasikan ketimbang laptop. Handphone disarankan sebagai media broadcast utama kemudian diikuti oleh komputer. Konfigurasinya adalah handphone terkoneksi dengan WiFi dan juga memiliki paket data yang cukup. Konfigurasi seperti ini diperlukan sebagai salah satu bentuk antisipasi dikala jaringan internet WiFi melemah atau justru terputus maka kita memiliki paket data internet sebagai backup. Salah satu bentuk recovery. Sangat efektif, saya mengalaminya sendiri di kala pagi hingga siang, jaringan WiFi dari provider MNC lancar, namun di saat pukul 15.00 (24/9/2020) tiba-tiba melemah dan beberapa kali terputus. Dikala internet WiFi terputus maka handphone secara otomatis pindah/ switch ke paket data. Memang akan ada jeda sekitar 2 – 3 detik, tetapi masih bisa ditoleransi. Perlu ada emergency strategy yang dipikirkan selain materi presentasi dan diskusi.

Di sisi lain, kualitas kamera smartphone pada umumnya justru lebih baik. Saya rasa kualitas kamera menjadi salah satu kriteria umum saat ini dikala mau membeli handphone. Berbeda disaat membeli komputer/ laptop apakah kita lebih mementingkan kualitas kamera dibandingkan ruang simpan hardisk, ram, dll? – Saya rasa tidak. Artinya kita memberikan perhatian kepada kamera disaat membeli handphone ketimbang dikala membeli laptop. Disamping kualitas lensa, banyak fitur di kamera handphone yang lebih kaya, banyak filter yang bisa kita mainkan termasuk mengurangi kerutan wajah termasuk low light. Bagi yang suka menggunakan fiture beauty mode, silakan saja di aktifkan. Artinya kualitas gambar yang ditangkap oleh smartphone akan lebih baik, lebih kinclong tanpa skincare.

2. Gunakan komputer sebagai device tambahan. Komputer atau laptop tetap berperan krusial di sini. Namun lebih berfungsi sebagai display device, menampilkan materi presentasi atau video pembicara dengan layar jauh lebih gede. Khusus bagi anda yang berperan sebagai presenter, saya rasa baik komputer maupun smartphone akan berperan sama yaitu device utama. Atau justru sebaliknya. Namun dikala anda berperan sebagai operator atau mungkin sebagai moderator maka komputer bukanlah satu-satunya device. Kita bisa mengandalkan smartphone untuk menjalankan proses diskusi. Sangat sarankan juga untuk membawa modem pemancar WiFi cadangan. Sekali lagi antisipasi kalau mendadak dangdut internet terputus.

3. Perhatikan lighting ruangan. Kamera bisa menangkap gambar dengan baik dikala cahaya cukup. Jika cahaya berlebih maka akan terjadi over exposure dan sebaliknya akan terjadi under exposure. Daya tangkap kamera itu secara umum dibawah daya tangkap mata manusia. Di kala mata manusia bisa melihat benda di daerah dengan cahaya yang sedikit, belum tentu dengan lensa. Oleh karena itu, kita harus mempertimbangkan existing light, apakah perlu menambahkan cahaya tambahan dengan cara menyediakan lampu ataukah tidak. Atau bisa juga manfaatkan jendela gedung. Namun jangan sekali-kali membelakangi cahaya, akan terjadi back light, dan anda justru akan tampak hitam. Sama halnya dikala cahaya jatuh tegak lurus dengan anda. Di kala cahaya tepat berada di depan anda, maka tidak akan menampilkan shadow sehingga obyek akan terlihat kaku, dan tidak menarik. Sangat disarankan untuk menempatkan lampu tambahan di samping, nanti akan terbentuk shadow dan obyek akan terlihat lebih menarik. Sebagai referensi bisa lihat foto-foto portrait yang dibuat oleh fotografer-fotografer terkemuka, mereka selalu mempertimbangkan shadow agar gambar terlihat lebih natural.

Saya juga demikian. Di hari kedua, saya menggunakan ring light yang biasanya dipakai oleh para vlogger. Sedangkan di hari ketiga, saya pindah ruangan yang memiliki jendela dan tinggal membukanya.

4. Layar tambahan. Dual monitor terkadang diperlukan. Namun ini hanyalah optional, jika tidak ada juga bisa berjalan. Layar tambahan dikala kita membutuhkan informasi yang sama-sama kita buka di waktu yang bersamaan. Sebagai contoh kita membutuhkan 1 monitor untuk melihat peserta webinar, dan 1 monitor lagi untuk menampilkan transkrip. Terkadang kita membutuhkan transkrip dikala kita berperan sebagai moderator yang mengarahkan jalannya diskusi. Urutan apa saja yang ingin disampaikan sebaiknya ditulis terlebih dahulu dalam bentuk pointers kemudian kita tinggal mengikuti item-item yang sebelumnya sudah dibuat.

Tidak menggunakan layar tambahan juga bisa. Tinggal di tulis di Microsoft word kemudian di print. Di saat anda ingin memberikan paparan, tinggal baca saja point-pointnya. Sangat disarankan untuk tidak menulis transkrip secara utuh, cukup point-pointnya saja. Ini diperlukan agar kita tidak terlihat kaku. Saya menggunakan transkrip utuh di hari pertama dan hanya membuat point-point di hari ke dua. Di hari pertama terkesan hanya membaca, kaku dan sama sekali tidak fleksibel. Di hari kedua, saya hanya mengandalkan pointers yang saya buat di powerpoint. Dan saya merasa lebih fleksibel, lebih luwes dan lebih santai di hari kedua. Selain karena sudah ada pengalaman di hari pertama, saya juga bisa mengembangkan pertanyaan dari interaksi selama webinar.

5. Secangkir kopi. Bagi saya, kopi atau secangkir coklat atau susu sangat penting menemani pekerjaan. Selain untuk menikmati rasanya juga berfungsi agar kita terlihat casual, informal dan tentu tidak kaku. Membawa suasana yang tadinya kaku menjadi tidak kaku ini penting. Bagi yang pintar melucu dengan banyolan-banyolan cerdasnya, saya rasa ini akan lebih baik, lebih efektif dan lebih masuk ke hati para audience. Namun bagi yang tidak bisa melucu seperti saya, harus memiliki strategi lain.

Itu semua adalah rangkaian dari catatan saya mengenai 5 hal teknis yang perlu diperhatikan selama mengikuti webinar. Persiapan sangat diperlukan agar performa optimal yang tidak hanya dipengaruhi oleh diri sendiri tetapi juga jaringan internet hingga device yang kita gunakan.

%d bloggers like this: